1. ビジネス英語とは?日常英会話との違いと役立つ英語フレーズを紹介

ビジネス英語とは?日常英会話との違いと役立つ英語フレーズを紹介

2024.07.02

ビジネス英語は、ビジネスシーンで使われる英語のことです。ビジネス英語の目的と日常英会話との違いのほか、シーンごとに役立つ英語フレーズ・文例について紹介します。

ビジネス英語とは?日常英会話との違いと役立つ英語フレーズを紹介

ビジネス英語とは、プレゼンテーションやネゴシエーション、会議などのビジネスシーンで使われる英語のことです。グローバル化が進む中、これまでビジネス英語を使う必要がなかった企業・部署でも、その重要性を感じているのではないでしょうか。

しかし、ビジネス英語は一朝一夕で身に付くものではありません。実際に業務で英語を使う社員や、社員にビジネス英語を使えるようにしてほしい人事担当者の中には、どのように勉強する・してもらうべきか、あるいはどうしたら身に付くのか、頭を悩ませている人も少なくないと思われます。

この記事では、ビジネス英語の目的と日常英会話との違いのほか、シーンごとに役立つ英語フレーズ・文例についてご紹介します。

ビジネス英語とはビジネスシーンで用いられる英語のこと

ビジネス英語とは、海外の取引先へのプレゼンテーションやネゴシエーション、または職場内における社内会議やメール・電話など、さまざまなビジネスシーンのコミュニケーションにおいて使用される英語のこと。グローバルビジネスでは不可欠といえます。

ビジネス英語の特徴は、業種や職種特有の専門用語やフォーマルな言い回しを含んでいる点。そのため、正確なビジネス英語を使うには、専門的なトレーニングが必要となります。

ビジネス英語と日常英会話との違い

ビジネス英語と日常英会話の最大の違いは、目的とそれに見合う表現です。
ビジネス英語は、プレゼンテーションやネゴシエーションのほか、日々の報告書作成、メール送信など、業務上のコミュニケーションに特化しています。そのため、ビジネス英語では、フォーマルな単語や丁寧な表現が用いられ、相手に対する敬意や尊重を表すための言い回しも重要です。

これに対して日常英会話は、個人的なコミュニケーションに用いられるカジュアルな単語や表現を使うのが中心です。具体的には「would」「could」ではなく「will」「can」を用いたり、短縮形や省略形の表現を使ったりするという違いがあります。

ビジネス英語は日常英会話より勉強しやすい

ビジネス英語は、日常英会話と比べて勉強しやすいといえます。それは、ビジネス英語の使い方が特定のシチュエーションに焦点をあてているため、勉強する範囲が限定されていることが理由です。

また、業種・職種によるものの、ビジネスシーンでは専門的な単語や定型的なフレーズが繰り返し使われるため、これらをマスターすればある程度のコミュニケーションをとることができます。そのため、具体的なシチュエーションを想定しながら勉強することで、実際のビジネスシーンで役立つビジネス英語のコミュニケーション力を身に付けられるのです。

ビジネス英語を勉強する際のポイント

ビジネス英語は、どのような点に気をつけて学んでいけばいいのでしょうか。続いては、ビジネス英語を勉強する際のポイントについて解説します。

結論から簡潔に述べる

ビジネス英語のコミュニケーションでは、結論から述べること、そして明確かつ簡潔に要点を伝えることが重要です。
結論ファーストで、理由や背景、具体例などは後から補足していきます。日本語のような儀礼文やまわりくどい表現はNGです。

丁寧な言い回しをマスターする

ビジネスというフォーマルな場では、丁寧な言い回しを用いるべきであり、それは日本語でも英語でも同じです。それによって相手に敬意を示し、プロフェッショナルな印象を与えられるでしょう。

業種・職種ごとの専門用語や言い回しを押さえる

業種・職種によって使われる専門用語や略語、独特の言い回しがあります。それらをマスターし、適切に使用することで、効率的なコミュニケーションを行うことができるでしょう。

部署名、役職名、略語は押さえる

部署(「division 」or「department 」)や役職(「position 」or「title 」)の名称を押さえておくことで、自分や相手の立場を明確にし、相手との信頼関係構築に役立ちます。
具体的には、下記のとおりです。

■主な部署名の英語表記

部署名英語表記
法務部Legal Department / Office of Legal Affairs
人事部Human Resources Division
営業部Sales Department
輸出部Export Department
海外事業部Overseas (Global) Division
購買部Purchasing Department / Procurement Department
研究開発部Research & Development (R&D) Department

■主な役職名の英語表記

役職名英語表記
取締役・役員Director / Member of the Board / Board Member
部長Head of a Department / General Manager
課長Manager
主任Chief / Supervisor
工場長Plant Manager
支店長Branch Manager

具体的には「I work as a section manager in the research and development department. 」(研究開発部門の課長を務めています)と伝えれば、自身の業務範囲を簡潔に説明できます。

電話の際に使えるビジネス英語のフレーズ

グローバルビジネスでは、英語を使った電話によるやりとりが発生します。どのように電話を受けたり、あるいはかけたりすればいいのでしょうか。ここでは、電話の際に使えるビジネス英語のフレーズについてご紹介します。

電話を受ける際のフレーズ

電話を受ける際は、まず自己紹介と会社名を明確に伝えることが重要です。
ビジネス英語を使って電話を受ける場合、基本的には「Good morning / afternoon / Hello, (Company), (Name) speaking. How can I help you? 」(お電話ありがとうございます、[会社名]の[名前]です。ご用件をお伺いできますか?)というフレーズを用いましょう。
このほか、次のようなフレーズも便利です。

I’m sorry, could I have your name again?
「申し訳ありません、もう一度お名前を伺ってもよろしいですか?」

Would you mind holding while I will confirm that for you?
「ただいま確認いたしますので、少々お待ちいただけますでしょうか。」

I’m sorry. He / She is on another line/call.
「申し訳ありません。ただいま別の電話対応中です。」

電話をかける際のフレーズ

相手に電話をかける場合は、自分が何者なのか、どの会社・部署からかけているのかを、はっきりと伝える必要があります。
具体的には、「Hello, this is (Name) from (Company). Could I speak to (Recipient’s Name), please?」(もしもし、[会社名]の[名前]です。[相手の名前]とお話させていただきたいのですが)という構成のフレーズが一般的です。この後は、次のようなフレーズを続けましょう。

I’m calling to inquire about the delivery date.
「納期の件についてお聞きしたく、お電話しました。」

Would you mind asking him to call me back?
「折り返しのお電話をいただきたいので、ご伝言いただけますか?」

I’ll call back later.
「後程、またかけ直します。」

ビジネスメールを書く際に使える英語の文例

海外の取引先や社内関係者とのやりとりで、電話とともに発生するのが英語によるビジネスメール送受信の業務でしょう。
ビジネスメールを英語で書く際には、結論から書いたり、丁寧かつ簡潔に書いたりすることが重要なポイントです。件名は下記のように書きます。

■件名の種類と英文

日本語の意味英文
~に関する問い合わせInquiry about …
~の依頼Request for …
~のお詫びApology for …

また、次のような本文の書き出し・本文・結びの書き方も習得したいところです。

I’m sending this email to you because (Name) gave me your name.
「[名前]から紹介を受けて、このメールをお送りしています。」

Could you give us an estimated of price?
「見積もり金額を教えていただけませんか?」

Thank you for your consideration.
「ご検討のほどよろしくお願いいたします。」

メールを書く際のビジネス英語は、以下の記事をご参照ください。
ビジネスメールを英語で書くときのポイントは?役立つ文例も紹介

英語で行われる会議で使えるビジネス英語のフレーズ

海外の取引先や拠点と英語のみで行われる会議では、アイコンタクトやジャスチャーを交えながら、ゆっくりと話すことを心掛けましょう。できる限り簡単な英語やフレーズを使って、自分の意見や提案を明確に伝えることを重視してください。
会議の場面ごとで、次のようなフレーズを使うことをおすすめします。

Let’s quickly run through our agenda beforehand.
「事前にアジェンダ(議題)を簡単に確認しましょう。」

I’d like to stick closely to our agenda to ensure a productive meeting.
「生産性の高い会議を保証するために、アジェンダを厳密に守って進めたいと思います。」

Please refer to the materials provided as we go along.
「会議中は、配布された資料を参照してください。」

Can you elaborate on that point?
「その点について詳しく教えていただけますか?」

Following this meeting (Name) will update the (Item) and share it by (Date/Time).
「この会議の後、[名前]が提案書の[項目]を更新して、[日/時間]までに共有します。」

英語会議で使えるビジネス英語は、以下の記事をご参照ください。
英語会議で使えるフレーズとは?具体例やオンライン会議でのポイント
ファシリテーターとは?英語会議で求められるスキルや使えるフレーズ

プレゼンテーションで使えるビジネス英語のフレーズ

英語を使ってプレゼンテーションする際には、「誰に何を伝えたいのか」というセントラルメッセージを決めた上で、ゴールに向かってそのセントラルメッセージを伝えられる構成を検討する必要があります。体験談やエピソードなどの「物語」を通じて相手に情報を伝えるストーリーテリングも意識して臨みたいところです。

なお、プレゼンテーションは、つかみがとても重要です。次のようなフレーズを使いながら、相手の関心を引くようにしてください。

I’ve been working on this for (x years/months) and am excited to finally share my findings.
「これには[x年/月]のあいだ取り組んできたので、私の成果を皆さんにプレゼンテーションできることを楽しみにしています。」

I hope to be able to shed light on the challenges and solutions related to … by the end (of this presentation/meeting).
「プレゼンテーションが終わる頃までに、~に関する課題と解決策についてお伝えできればと思います。」

Today’s talk is made up of 3 main parts.
「今日の話は、3つのセクションによって構成されています。」

The reason why we brought up this topic is because … .
「この話題を取り上げた理由は~にあります。」

Based on that, our primary concerns are … .
「その土台となる部分を踏まえて、私が特に注目しているのは~です。」

プレゼンテーションで使えるビジネス英語は、以下の記事をご参照ください。
英語のプレゼンテーションを成功させるには?使えるフレーズも紹介

英語のネゴシエーションで役立つフレーズ

日本でも取引先などとの交渉は困難がつきまといますが、グローバルビジネスにおいても交渉(ネゴシエーション)は同様に重要であり、極めてタフな仕事といえます。

異文化を持つ相手とのネゴシエーションは、「ルールのないゲーム」のようなものです。ネゴシエーションを成功させるためには、相手が考えていることを理解する能力を養い、交渉方法や交渉スタイルに、柔軟性を持たせることが重要といえます。

英語を使ったネゴシエーションのポイントは、下記のとおりです。

<ネゴシエーション成功のポイント>

  • ネゴシエーションの計画を立てる
  • パワーバランスを見極める
  • アジェンダを活用して全体像を把握する
  • 交渉不調時の代替案を用意しておく
  • 視野を広げて想定外の状況に対応する
  • カギとなる質問をする
  • 相手の変化を見極めつつ交渉範囲を限定する

英語のネゴシエーションで役立つフレーズは、以下の記事をご参照ください。
英語のネゴシエーションで役立つフレーズは?交渉時のポイントも紹介

会食・接待で使えるビジネス英語のフレーズ

昨今のビジネスシーンにおいては、来日した海外の取引先に対して立食パーティを設けたり、あるいは駐在先で接待したりすることがあります。会食・接待を効果的に行うことはビジネスにおける信頼関係構築につながるので、ビジネス英語を駆使して積極的に会話をしましょう。
会食・接待の招待から次のお誘いまでは、次のようなフレーズを使います。

Would you like to join us for dinner?
「ディナーをごいっしょしませんか?」

I know a great (type) restaurant. Would you like to try it?
「私が知っているレストランがすばらしい料理を出してくれます。その店に行ってみませんか?」

I’ll email / send you a map / link later.
「後程、地図をメールしますね。」

What would you like to drink?
「次は何を飲まれますか?」

I really appreciate your hospitality.
「おもてなしいただき、本当に感謝しています。」

I hope we can do this again soon.
「近々にこのような機会が持てればいいですね。」

会食・接待で使えるビジネス英語は、以下の記事をご参照ください。
海外の取引先と会食・接待!ビジネスで役立つ英語フレーズを紹介

社員にビジネス英語を勉強してもらう方法

グローバル化に伴い、ビジネス英語は外資系企業だけでなく、日系企業の日常業務でも求められています。ただし、TOEIC600~800点以上のビジネス英語は一朝一夕で身に付けられるものではなく、地道な勉強が必要です。

社員にビジネス英語を勉強してもらう際の具体的な方法としては、下記のようなものが挙げられます。

<ビジネス英語の具体的な勉強法>

  • シャドーイング
  • リピーティング
  • ディクテーション
  • ロールプレイ
  • 音読

ビジネス英語習得には、目的と目標を明確にしながら、これらのやり方による勉強を習慣化させることが求められます。その際には、ビジネス英語に特化した社内研修を行うのが最も近道といえるでしょう。

ビジネス英語の勉強法は、以下の記事をご参照ください。
ビジネス英語の勉強法とは?仕事で求められる英語のスキルを紹介

ビジネス英語を社内研修で学んでもらう方法

グローバル化するビジネスに対応するため、業務に英語力が必要となってはいるものの、まだ英語に苦手意識を持っている社員もいることでしょう。また、海外で活躍するグローバル人材候補を選定し、集中的に教育したいと考えている人事担当者もいるかもしれません。その場合は、社内で英語研修を設定して、社員にビジネス英語を学んでもらう必要があります。

社内の英語研修を成功させるには、下記のポイントを重視して取り組みます。その際には、外部の研修パートナーに依頼するのがおすすめです。

<社内の英語研修を成功させるポイント>

  • 研修目的の明確化
  • 現状把握と習得するスキルレベルの設定
  • カスタマイズした研修の実施
  • モチベーションを維持するような仕組みづくり
  • 研修成果を試す機会の設定

社内の英語研修を成功させるポイントは、以下の記事をご参照ください。
社内英語研修を成功させるポイントは?研修パートナーの選び方を解説

ビジネス英語研修ならキャニング・アンド・アソシエイツへ

ビジネス英語は、グローバル化が著しいビジネスシーンにおいて、必要不可欠なものです。このスキルを社員に確実に習得してもらい、一定レベルのビジネス英語を使いこなせるようにすることは、企業としてグローバル化に乗り遅れないようにするための必須条件といえるでしょう。

ちなみに、真のグローバル人材とは、ビジネス英語が使えるだけの人材を指すのではありません。グローバル人材にはリーダーシップや異文化理解力なども求められます。
しかし、異文化理解力を身に付けることは、日本でビジネスを行っている場合にはなかなか難しく、それは英語力アップ以上に困難ともいえます。

キャニング・アンド・アソシエイツは、ビジネス英語習得のためのコンサルティング・トレーニングを提供し、グローバル人材の育成に貢献しています。豊富なビジネス経験を持つネイティブのトレーナーが、実務を想定した教材やロールプレイを通じて、すぐに役立つビジネススキル獲得をサポートします。

また、ビジネス習慣やコミュニケーション方法が異なる文化の存在を理解し、自分のメンタルダウン対策と異文化理解の方法を学ぶ「Bridging the culture gap」というトレーニングも実施しています。これは、ビジネス英語を学んだだけでは身に付かないテクニックで、キャニング・アンド・アソシエイツだからこそできる研修です。
今後のビジネスの成功のため、そしてサステナブルな成長のために、キャニング・アンド・アソシエイツのプロフェッショナルなサポートをぜひご検討ください。

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