1. ビジネスメールを英語で書くときのポイントは?役立つ文例も紹介

ビジネスメールを英語で書くときのポイントは?役立つ文例も紹介

2024.07.02

ビジネスメールを英語で書く際には、押さえておきたいポイントがあります。ビジネスメールを英語で書くポイントと実際に役立つ文例を紹介します。

ビジネスメールを英語で書くときのポイントは?役立つ文例も紹介

ビジネスのグローバル化に伴い、取引先や海外拠点とのやりとりのため、ビジネスメールを英語で書く必要に迫られている人も多いはず。しかし、強い苦手意識があったり、どのように書けばいいのかわからなかったりするビジネスパーソンも少なくないのではないでしょうか。

また、そのような社員を抱えている企業で、社員の英語のライティングスキルをどのように上げていくべきか、悩みが尽きない人事担当者も大勢いることと推察されます。

この記事では、ビジネスメールを英語で書くときのポイントと、書き出しから結びまで実際に役立つ具体的な文例もご紹介します。

ビジネスメールを英語で書くときのポイント

ビジネスメールを英語で書く際には、いくつかのポイントを押さえておきましょう。まずは、ビジネスメールを英語で書くときのポイントについて解説します。

結論を先に書く

ビジネスメールでは多忙な相手の時間を尊重するため、冒頭に結論や要点を明確に示すことが重要です。これは英語で書く場合、特に顕著になります。日本のメール特有の「いつもお世話になっております」といった儀礼文は必要ありません。

例えば、「This is to confirm …」(~を確認するためのメールです)や「I am writing to request …」(~のお願いでメールしました)といったように始めることで、メールの目的がひと目でわかります。
このアプローチによって、相手はメールの目的をすぐに理解でき、必要に応じて迅速に対応することが可能になるのです。

簡潔にわかりやすく書く

英語のビジネスメールは、簡潔さとわかりやすさがカギです。長々とした説明やまわりくどい表現は避け、相手に必要な情報だけを提供するように心掛けてください。これは、多忙な相手がたくさんのメールを読む中で、要件を効率的に理解するのを助けるための配慮です。

具体的には、「Due to …」(~のために)や「As a result of …」(~の結果として)のような表現を用いて、結果と背景を簡潔に説明するといいでしょう。

相手と目的を意識して書く

英語のビジネスメールは、相手と目的を意識して書く必要があります。クライアントなのか、社内なのか、あるいは初めてコンタクトをとるのか、普段からよく知っているのかなど、読み手を常にイメージして書きましょう。また、相手がメールを書く目的も意識すべきポイントです。
メールを書く前には、自身について下記のように問いかけてください。

<メールを書く前に自身に問うべきポイント>

  • 相手は誰か
  • 自分は相手のことをどの程度知っているのか
  • 相手はこのテーマについてどれぐらい詳しいのか
  • 相手はこのトピックについてどう感じるのか
  • 相手にメールを書く目的は何か
  • 相手がメールを読んだあと、どのように行動してほしいのか

丁寧に書く

丁寧な表現を使うことは、相手に対する敬意を示すために不可欠です。特に初めて連絡する際やフォーマルなメールでは、「Thank you for your …」(~いただきありがとうございます)や「I appreciate your …」(~に感謝します)といった感謝の言葉を盛り込むことで、相手に好印象を与えることができます。

また、書いた後には必ず推敲するとともに、「Please …」(~してください)ばかりではなく、「Could you …? 」(~していただけますか?)などの表現を織り交ぜることもポイントです。
注意したいのは、日本語のような感覚で「すみません」を乱用しないことです。「I’m sorry」は本当に詫びるべきタイミングで使うようにしてください。

コンテクストを意識しながら、情報を正確に書く

ビジネスメールに不明確な情報を書くことは、相手に確認のための余計な時間や手間を与えてしまうのでくれぐれも注意してください。正確な情報を提供することは、誤解や認識のずれを防ぎ、相手との信頼関係を保つ上で重要です。

その際には、コンテクスト(文脈)を意識しましょう。結論を冒頭に書くだけでなく、相手に理解してもらうのに十分な情報を提供できているか、反対に不要な情報を与えていないかなどに気をつけます。

日付と時間、場所のほか、必要なアクションなど、詳細を明確にすることで、相手は必要な情報を正確に把握し、適切に対応できます。

例として、「The meeting is scheduled for …」(ミーティングは~に予定されています)や「Please submit the report by …」(書類を~までに提出してください)のように、具体的な内容を記載しましょう。

英語のビジネスメールを書く際のルール

キャニング・アンド・アソシエイツでは、英語のビジネスメールを書く際の5つのルールを定めています。具体的には、下記のとおりです。

<英語のビジネスメールを書く際の5つのルール>

  1. 文章は能動態で書く
  2. 冗長表現は避ける
  3. 繰り返しを避ける
  4. 名刺ではなく動詞を使う
  5. 一文は短く、1つの情報だけを入れる

英語のビジネスメールに限りませんが、文章は一般的に能動態で書くことで、相手に情報を理解してもらいやすくなるとともに、簡潔な文章につながります。また、まわりくどい説明は読みにくさを増すので避けましょう。同じ単語を何度も繰り返し使うことも、相手を疲弊させるので同様に注意が必要です。

英語のビジネスメールでは、名詞の代わりに動詞を使うことによって文章のインパクトが増し、相手にも理解されやすくなります。
なお、一文が長く複雑になればなるほど、主語・述語・目的語などがわかりにくくなるので注意してください。一文には1つの情報だけを含めるようにしましょう。

英語のビジネスメールの件名

ビジネスメールの件名を英語で書く際には、内容が推察できるように書きましょう。具体的には、下記のとおりです。

■件名の種類と英文

日本語の意味英文
~に関する問い合わせInquiry about …
~の依頼Request for …
~のお詫びApology for …
~のお祝いCongratulations on …
~の変更Change of /in …
至急Urgent!

ビジネスメールの書き出しのフレーズ

英語のビジネスメールの書き出しにあたっては、まず宛名を記入します。「Dear Mr. / Ms. [Last Name],」が最もフォーマルです。カジュアルな関係がある場合は、「Hi [First Name],」と書きます。相手の名前がわからないときには、「Dear Sir or Madam」(担当者様)や「To whom it may concern」(関係者各位)などと書くようにしてください。

また、書き出しに儀礼文は必要ありません。簡単な自己紹介やメールをした理由などを手短に説明してください。本文は次のような書き出しで始めてみましょう。

Thank you for your email.
「メールありがとうございます。」

My name is (Name), and I have taken over responsibilities from (Name).
「[名前]と申します。[名前]の業務を引き継ぎました。」

I’m sending this email to you because (Name) gave me your name. /I am writing this email as I was referred by (Name).
「[名前]から紹介を受けて、このメールをお送りしています。」

I’m sorry for my late reply.
「お返事が遅くなり申し訳ありません。」

英語のビジネスメールを書く際に役立つフレーズ

英語でビジネスメールを書く際には、シチュエーション別に適切な表現が必要です。続いては、ビジネスメールの本文を英語で書く際に役立つフレーズについて解説します。

依頼をするとき

ビジネスメールで依頼をする際には、明確かつ礼儀正しい表現を使うことが重要です。
例えば、「Could you (please) …?」や「I would appreciate it if you could …」といったフレーズを使って、依頼の内容を具体的に述べます。次のような英語表現で伝えるようにしてください。

Could you please provide the estimated price/cost?
「見積もり金額を教えていただけませんか。」

I would appreciate it if you could complete it by the end of this week.
「今週末までに仕上げていただけるよう、お願い申し上げます。」

Could we receive headquarters’ advice on this issue by next Friday?
「この件について、本社の見解を来週金曜までにいただけますでしょうか?」

アポイントメントを取るとき

アポイントメントを取る場合は、「Would it be possible to …」などのフレーズを使用します。具体的には、次の文章を参考にしてください。

Would it be possible to get together and share ideas during my visit to London?
「私のロンドン滞在時にお会いして話をすることはできますでしょうか?」

If your schedule permits, please let me know what date is good for you.
「日程的に可能であれば、ご都合のよろしいお日にちをお知らせください。」

I would like to meet with you if you have time.
「お時間があれば、お目にかかりたいです。」

問い合わせをするとき

問い合わせをする際には、「Could you let me know …?」や「I would like to know …」といった表現が適切です。次のような聞き方をしてみましょう。

I am contacting you to enquire about (the prices of your products).
「[貴社製品の価格]についてお伺いしたく、ご連絡しました。」

Could you please send me your product price list?
「製品の価格表を添付して送っていただけませんか?」

When will it be delivered?
「いつ頃発送予定ですか?」

提案をするとき

提案をする際には、「I would like to suggest …」といったフレーズを使用します。提案の理由やメリットを明確に説明することで、相手が提案内容を理解しやすくなります。次の英文を参考にしてみてください。

I have attached our proposal for your company.
「貴社向けの提案書を添付いたします。」

We’re confident that our solutions can help to reduce your costs.
「弊社のソリューションは、貴社のコスト削減に貢献することが可能です。」

We are willing to set up a meeting to (answer any questions you may have).
「もしよろしければ、[貴社のご質問に答える]ための打ち合わせの場を設けることも可能です。」

苦情を伝えるとき

苦情を伝える際は感情を抑えた表現を心掛け、「Unfortunately, we have experienced …」といったフレーズを用いながら、事実にもとづいた苦情を記載します。伝え方は、次のとおりです。

Please refrain from using our company logo without permission.
「弊社のロゴを許可なく使用するのはお控えください。」

Would you make sure that no defects will repeat in the future?
「今後、このようなミスが繰り返されないように対応いただけますか?」

We consider this to be a very serious issue. /Our company considers this a very serious issue.
「弊社はこの事態について、深刻に受け止めています。」

謝罪をするとき

謝罪を伝える場合は、「I/We apologize for …」や「I/We regret to inform you …」を使用して、誠実かつ適切に謝罪の意を表します。謝罪後は、解決策や今後の改善策を提案することが理想です。次のような表現を参考にしてください。

I’m sorry. Could you please reschedule the meeting to next month.
「申し訳ありませんが、ミーティングを来月に変更していただけると幸甚です。」

We apologize for our delay in payment of this invoice.
「この請求の支払いが遅れたことを、申し訳なく思います。」

We will continue to work to improve the quality of our services.
「今後もサービス向上に努めてまいります。」

感謝を伝えるとき

感謝の気持ちを伝える際には、「Thank you for …」といったフレーズを使って、感謝の理由を具体的に述べます。次のような表現をメールに書くことは、今後もポジティブな関係を築くために有効です。

Thank you very much for attending our company’s event. /We are grateful for the advice you have given us.
「弊社のイベントに参加いただき、誠にありがとうございました。」

Thank you for all the advice and help you gave me.
「アドバイスやご尽力には本当に感謝しています。」

Your valuable advice will serve us well/ (will help us) in the future.
「皆様からの貴重なご意見については、今後の参考とさせていただきます。」

英語のビジネスメールの結びのフレーズ

英語のビジネスメールを締めくくる際には、結びのフレーズを用いるようにしてください。礼儀正しく、かつ目的に応じた表現を選ぶようにしましょう。

Thank you in advance.
「よろしくお願いします。」

Thank you for your consideration.
「ご検討のほどよろしくお願いいたします。」

I/We look forward to hearing from you.
「ご連絡お待ちしております。」

We look forward to establishing a good business relationship with you.
「貴社と良い取引ができることを願っております。」

If there are any changes, please do not hesitate to contact us.
「何か変わったことがありましたら、どうぞお気兼ねなくご連絡ください。」

Your prompt response would be greatly appreciated.
「早急にお返事いただければ幸いです。」

なお、「敬具」を示す締めくくりの表現には「Sincerely」「Best regards」があり、これらはフォーマルなビジネスシーンで適切です。同僚などよりカジュアルな関係の場合には、「Best wishes」「Warm regards」も良い選択肢といえるでしょう。

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