ビジネス英語の質問の仕方とは？質問時に役立つ英語フレーズを紹介

英語で業務をこなせる社員が欲しい
人事/事業責任者の方へ

ビジネスにおいて英語を使って会話をする際、質問の仕方は極めて重要となります。英語での適切な質問によって、日常業務や取引先との会話がスムーズに進むことも往々にしてあるからです。
しかし、英語を駆使して質問をする力を身に付けるのは、決して容易ではありません。自社の社員がビジネス英語で質問する際、当面のあいだ乗り切るにはどのような英語フレーズを使えばいいのか、また社員の質問力をどのようにして鍛えればいいのか、悩んでいる研修担当者も多いのではないでしょうか。

この記事では、ビジネス英語の質問の仕方が重要な理由と上手な質問をするためのポイントのほか、シーン別に質問で役立つ英語フレーズと質問力の鍛え方についてご紹介します。

ビジネス英語で質問の仕方が重要な理由

ビジネス英語で、相手に適切な質問をしっかりすることは重要です。その理由について見ていきましょう。

会話の内容を明確にできる

相手への質問の仕方によって会話の内容を明確にすることができるのは、極めて重要なポイントといえます。
会話していると、内容を誤解して解釈したり、曖昧な理解のまま「わかったふり」をしたりすることが往々にして起こります。ただ、誤解や曖昧さを放置した場合、その後のビジネスを進める上で支障が生じるおそれがあるのです。

会話をした後の質問の仕方によって、誤解や曖昧さが解消され、互いの認識を合わせることが可能となります。曖昧な指示を受けたり、専門的な事柄に関する会話をしたりした後に、適切な質問をする力は効果を発揮するでしょう。

質問後の会話がスムーズに展開する

質問をした後の会話がスムーズに進むのも、質問の仕方が重要である理由のひとつです。会話は一方的に話していても成立せず、相手との言葉のキャッチボールによって成立します。適切な質問は、相手がボールを投げ返すきっかけとなるものなのです。

会話に苦手意識を持っている人ほど自発的に質問することで、会話のキャッチボールがより活発になっていくでしょう。

相手に興味・関心を持っていることが伝えられる

適切な質問によって、相手に対して興味や関心を持っていることを伝えられます。そもそも、相手に興味や関心がなければ、質問自体が頭に浮かばないでしょう。質問をする行為自体が相手に興味や関心を持っていることの証といえるのです。

また、質問は相手の「わかってほしい」「認めてほしい」という、潜在的な欲求を満たすことにも効果を発揮します。質問の仕方次第で、相手は「自分のことをもっと知ってほしい」と思うようになるはずです。

オープンクエスチョンとクローズドクエスチョンの違い

質問には、大きく分けて「オープンクエスチョン」と「クローズドクエスチョン」の2種類があります。ここでは、2種類の質問についてそれぞれ解説します。

オープンクエスチョン

オープンクエスチョンとは、回答の範囲を制限せず、自由な形で回答できる種類の質問のことです。英語では、WhatやWhyなどの5W1Hの疑問詞を使った質問が該当します。
具体的には、下記のような質問です。

What challenges do you face in your current role? 「あなたの現在の役割において、直面している課題は何ですか？」

What makes this new technology worth our investment? 「なぜこの新技術に投資すべきなのでしょうか？」

What effect will this change have on our team’s productivity? 「この変更は、チームの生産性にどのような影響を与えますか？」

オープンクエスチョンは、会話の相手からたくさんの情報を引き出したいシーンにおいて効果的です。また、その後の会話が弾みやすいというメリットもあります。

クローズドクエスチョン

クローズドクエスチョンはオープンクエスチョンとは反対に、相手の回答を「Yes」「No」といった、限定的にする質問です。話の内容を明確にしたい質問をする際に用いられます。
英会話での具体例としては、次のような質問となります。

Is the report ready for tomorrow’s meeting? 「明日の会議に向けて報告書は準備できていますか？」

Will the project be completed on time? 「プロジェクトは締切りまでに完了しそうですか？」

Would you mind going over the details of the contract? 「契約の詳細を明確にしていただけますか？」

クローズドクエスチョンは相手からの回答をすぐに得られたり、相手が答えやすかったりするメリットがあります。ただし多用しすぎると、相手が尋問されているように感じる場合もあるので注意してください。

ビジネス英語で上手な質問をするためのポイント

上手な質問をすることは、相手との会話が弾み、ビジネスにおける成果につながる可能性があります。ここでは、ビジネス英語で上手な質問をするためのポイントについて解説します。

相手が答えやすい質問の仕方をする

相手が答えやすい質問の仕方は、次の会話につなげやすくするために不可欠です。そのためには、質問の意図や目的を具体的にして、具体例やアクションを盛り込むようにしてください。

例えば、「What steps do you suggest we take to boost productivity?（生産性を上げるには、どうしたらいいと思いますか？）」と尋ねるよりも、「To improve our team’s productivity, I would love to hear your thoughts on any specific tools or methods you’ve used in the past that have been particularly effective.（チームの生産性を向上させるため、過去に使ったことのあるツールや方法で、特に効果的だったものについて、ぜひあなたの意見を聞かせてください）」といった質問の仕方をします。

また、質問なのか相談なのか、または報告なのかがわからないと相手が答えにくくなります。最初に「質問なのですが…」と目的（結論）から言うと、相手は答えやすくなるでしょう。

自己開示をする

自己開示とは、自分自身に関するさまざまな情報を相手に言葉で伝えることです。先に自分から自己開示を含んだ質問の仕方をすることによって、相手は「こんなに踏み込んだことまで自分に話してくれた」と感じ、それに対してしっかりと応えようという気持ちが生まれます。これにより、相手との信頼関係が構築しやすくなるのです。

具体的には、「I’ve had experience at three companies before this job. What about you? What has your career path been like? （私はこの仕事の前に3社での勤務経験があります。あなたはどのようなキャリアを積んできたのですか？）」といったような質問の仕方をします。

シーン別・質問で役立つ英語フレーズ

英語の質問の仕方は、ビジネスシーンによって異なります。ここでは、シーン別に英語で質問する際に役立つ英語フレーズをご紹介します。

初対面の人への質問の仕方

初対面の人には、自己紹介と併せて質問することになります。初対面の人への質問の仕方は、次のような英語フレーズを使うといいでしょう。

May I have your name, please? 「お名前を伺ってもよろしいですか？」

Is this your first time in Japan? 「日本に来られるのは初めてですか？」

I was born in Osaka, Japan. Where are you from? 「私は日本の大阪生まれなのですが、どちらのご出身ですか？」

英語での自己紹介については、以下の記事をご参照ください。
「ビジネスで英語の自己紹介をする際のポイントとは？メール例文も紹介」

目上の人への質問の仕方

会社の上司や顧客に対して質問する際には、英語でも丁寧な表現を心掛けましょう。次のようなフレーズを参考にしてください。

If there are any areas in my work that need improvement, could you please let me know along with suggestions on how to improve them? 「自分の仕事ぶりで何か改善すべき点があれば、その方法といっしょに教えていただけますか？」

What aspects of our service could be improved? 「当社のサービスの、改善点をご教示いただけますか？」

Let me know if you need anything. 「何かありましたら、お声掛けくださいませ」

また、気を付けたいのは「なんでも“Please”をつけ加えれば、丁寧な表現になる。」というマインドです。「慇懃無礼」は英語でも同じで、丁寧すぎる表現は時に威圧的に受け取られる可能性もあります。

趣味やスポーツなどの質問の仕方

会話の導入となる雑談や世間話を、スモールトークといいます。スモールトークは、下記のようなオープンクエスチョンで質問して話を広げていきましょう。

What do you like to do in your free time? 「ご趣味は何ですか？」

Do you prefer spicy or mild food? 「辛い食べ物とマイルドな食べ物、どちらが好きですか？」

I enjoy watching football. How about you? 「私はサッカーを観るのが好きです。あなたはお好きですか？」

スモールトークについては、以下の記事をご参照ください。
「英語のスモールトークで会話を広げるには？ビジネスで役立つ会話例」

話の内容を明確にする質問の仕方

誤解や解釈の違いがないよう、会話の内容について明確にする際には、下記のようなクローズドクエスチョンを活用して質問しましょう。

Just to clarify, are you suggesting that we should consider investing more in marketing this quarter? 「確認させていただきたいのですが、今四半期にマーケティングへの投資を増やすべきだとお考えということでしょうか？」

So, if I understand correctly, you believe we should reconsider our partnership with this vendor? 「私が正しく理解しているかを確認させてください。このベンダーとの取引を再検討する必要があるとのお考えですか？」

Is this the final decision, or is there still room for conversation? 「これが最終決定でしょうか。それともまだ議論の余地がありますか？」

相手に確認する際の質問の仕方

メールなどで相手に数量や日時などを確認する場合、次のようなフレーズで質問することをおすすめします。

Could you please check if the quantity shipped matches our order? 「発送された数が注文数と一致しているか、チェックしていただけますか？」

Do you mind if we confirm the meeting time? 「ミーティングの時間を確認していただけますか？」

Is this the final version of the presentation? 「このプレゼンテーションの資料が最終版かどうかをご教示いただけますか？」

依頼するときの質問の仕方

同僚や上司、取引先に依頼する際の質問では、次のような英語フレーズを活用してみてください。

Do you have around 10 minutes to spare for a quick conversation? 「10分程、お時間をいただくことはできますか？」

Could you please approve this document? 「この書類について承認をいただけませんか？」

I would appreciate it if you could get back to me when you can / have a moment. 「折り返し電話にてご連絡をいただけると、大変助かります」

プレゼンテーションなどの質疑応答時の質問の仕方

プレゼンテーションで設けられた質疑応答の時間で質問する際には、次のような英語フレーズで質問してみましょう。

Could you go back to the slide number 9? Yes, that one. I couldn’t follow what you meant here. 「スライド9に戻ってもらえませんか？はい、そこです。そこで話された内容が理解できませんでした」

Thank you for the excellent presentation. What potential challenges or obstacles do you anticipate we might encounter during the execution of this project? 「すばらしいプレゼンをありがとうございました。このプロジェクト実現について、どのようなリスクを想定していますか？」

In your presentation, you mentioned the importance of (specific strategy). Could you share how this strategy has impacted your organization’s growth? 「プレゼンテーションで［戦略］の重要性にふれていましたが、この戦略が御社の成長にどのような影響を与えたのか教えていただけますか？」

ビジネス英語の質問力を鍛えるには？

社員がビジネス英語で質問する力を鍛えるためには、いくつかの方法を試してみる必要があります。方法としては、下記のようなものが挙げられます。

＜ビジネス英語の質問力を鍛える主な方法＞

• 英語の質問の仕方が上手な人をまねる/ネイティブの質問をまねる
• 恥を捨てて英語での質問経験を積む
• 同じ質問内容を異なる文章で質問できるように、バリエーションを増やす

社員のビジネス英語の質問力を鍛えるには、ビジネス英語の専門的なトレーニングを受講してもらうのが最も近道です。ネイティブスピーカーの講師を擁する、外部パートナーへ依頼することをおすすめします。

ビジネス英語の質問力を身に付けてもらうなら、キャニング・アンド・アソシエイツへ

グローバル化するビジネスシーンにおいて、英語での質問力は不可欠なものになっています。適切な質問の仕方を身に付ければ、日常業務や取引先との会議などで困ることはないでしょう。
ただ、日系企業で英語を使用したことがない社員にとっては、質問ひとつするだけでも緊張したり、うまく話せなかったりすることもあるかもしれません。

すべての社員が社内や海外の取引先などに問題なく質問できる程度の英語力を身に付けてほしいと考え、ビジネス英語の研修を企業として行う場合には、経験豊かで強力な外部パートナーが必要です。

1965年設立のキャニング・アンド・アソシエイツは、初めて英語をビジネスで使う社員向けの講座「ビジネスコミュニケーション・ブースター」や英文メールに自信が持てない社員向けの講座「ビジネスライティングスキル」を提供しています。ここでは、自己紹介をはじめ基礎的なビジネスコミュニケーションについて、ロールプレイを繰り返しながら、しっかりと身に付けることが可能です。

今後のビジネスの成功のため、そしてサステナブルな成長のために、キャニング・アンド・アソシエイツのプロフェッショナルなサポートをご検討ください。