外国人とコミュニケーションをとるポイントは？注意点も解説

外国人とコミュニケーションをとる際のポイントは、結論から話したり、簡潔に話したりすることです。コミュニケーションをとるときの注意点についても解説します。

外国人とコミュニケーションをとるポイントは？注意点も解説

グローバル化が進むビジネスシーンにおいて、日本人が海外赴任先で現地の外国人とコミュニケーションをとったり、反対に日本国内で働く外国人とコミュニケーションをとったりする機会が増えています。言語や文化、価値観などが異なる外国人と上手にコミュニケーションをとるには、どのような点に気をつければいいのでしょうか。

この記事では、外国人とコミュニケーションをとる際のポイントとコミュニケーションをとる機会が増えた理由のほか、コミュニケーションの際の注意点について解説します。

外国人とのコミュニケーションの機会が増えた理由

外国人とのコミュニケーションの機会が増加したのは、いくつかの理由があります。ここでは、外国人とのコミュニケーションの機会が増えた理由について解説します。

ビジネスのグローバル化が進んでいる

ビジネスシーンのグローバル化により、これまで国内を主戦場としていた日系企業も、海外の企業と取引をしたり、資本提携をしたりするようになりました。そのため、異なる言語や文化的背景を持つ外国人たちと仕事を行うのが一般的になっています。

そうなると、日系企業の社員といえども日本人だけを相手にビジネスを展開する時代は終わり、異言語・異文化の外国人と日常的にやりとりをしなければなりません。そのため、英語のような異言語を駆使したコミュニケーションの機会も増えているのです。

日本で働く外国人が増えている

厚生労働省が2024年1月に明らかにした「外国人雇用状況の届出状況について」によれば、2023年10月現在で、日本国内で働く外国人人材の人数は、統計史上初めて200万人を超えました。少子高齢化に伴う労働人口の減少が進む日本ですが、政府も高度外国人材の受入れを促進するためにさまざまな優遇措置を用意していることから、これから外国人の雇用がさらに増えていくのはいうまでもありません。

そうなれば、当然のことながら外国人と共に働く機会が増えます。つまり、日本国内にいても、外国人と上手にコミュニケーションをとる必要性が高まっているのです。

外国人とのコミュニケーションにおける課題

日本では200万人以上の外国人が働いている現代ですが、職場でのコミュニケーションには、いまだ多くの課題を抱えています。

ワークスモバイルジャパン株式会社が2023年5月に発表した「外国人労働者とのコミュニケーション実態に関する調査」では、外国人と働いたことがある日本人会社員の55％が、「意思疎通が十分でない」と回答しています。外国人といっしょに働く中で困ったことの1位は、「口頭で説明をしても正しく伝わっているか把握できない」でした。

一方で、外国人にとっても職場環境にいくらか不満な点があるようです。少し古い調査ですが、アデコグループによる日本で働く外国人を対象とした職場環境に対するアンケートでは、就労環境に関しては満足しているものの、コミュニケーションに関しては下記のような不満があったとしていました。

＜外国人が日本の職場環境に対して抱くコミュニケーションの不満例＞

• 「阿吽（あうん）の呼吸」といった直接的でないコミュニケ―ション
• 遠回しな言い方がわかりにくい
• 外国人に対する差別がある
• 上司とのコミュニケーションがとりにくい

出典：Adecco Group「日本で常勤として働くホワイトカラーの外国人財300名を対象にした調査」（2017年11月）

日本人と外国人の円滑なコミュニケーションには、双方の異文化理解やコミュニケーションスキル向上が不可欠といえるでしょう。

外国人とコミュニケーションをとるポイント

異言語や異文化で育ってきた外国人と上手にコミュニケーションをとるには、いくつか押さえておきたい点があります。ここでは、外国人とコミュニケーションをとるポイントについて解説します。

簡潔にわかりやすく話す

外国人と上手にコミュニケーションをとるには、まず簡潔にわかりやすく話すことが挙げられます。これは、相手に英語で話す場合も日本語で話す場合も同じです。

長文や2つ以上の述語を含む複文をできる限り避け、一文は短くしてください。また、曖昧な表現や難解な表現を使わないようにするのもポイントです。
ゆっくりかつはっきりと発音し、相手が聞き取りやすいように話しましょう。

PREP法で結論から話す

外国人とコミュニケーションをとる際には、「PREP法」を使って結論から話すようにしてください。PREP法とは、「結論（point）→理由（reason）→具体例（example）→結論（point）」の流れで相手に伝える方法のこと。結論を繰り返す上に理由を明確に伝えるため、言いたいことが伝わりやすくなります。

英語は結論から最初に伝える文法なので問題ありませんが、日本語を使うと、どうしても結論を最後に話してしまう傾向があります。日本語で相手とコミュニケーションをとる場合にも、結論を最初に伝えるように意識しましょう。

非言語コミュニケーションを意識的に使う

非言語コミュニケーションを意識的に使うことも、外国人とのコミュニケーションにおいては重要なポイントです。非言語コミュニケーションとは「ノンバーバル・コミュニケーション」ともいい、言葉以外のジェスチャーや表情、あいづちなどを使ったコミュニケーションを指します。

非言語コミュニケーションは国の文化や習慣によって使い方や意味が異なるものの、日本以外の国でコミュニケーションをとる際には効果的な手段です。反対に、日本人が非言語コミュニケーションを意識的に使わないと「何を考えているのかわからない」と外国人に判断されてしまうこともあります。

相手の文化的背景を尊重し、理解しようと努める

外国人とコミュニケーションをとる際には、相手の文化的背景を尊重し、それを理解しようと努力する必要があります。英語力などの言語スキルは重要ではあるものの、それだけではコミュニケーションはうまくいきません。
やはり、言葉のニュアンスの違いや報告・連絡・相談に対する感覚の違いのほか、時間感覚の違いなどを理解し、受け入れる必要があります。

異文化間のコミュニケーションを成功させるには、適切なマインドセットが求められます。社員にグローバルマインドセットを独学で習得してもらうのは難しいため、専門的な知見を持った外部パートナーの協力を得るのがおすすめです。

日本の文化や価値観などを伝えられるようにしておく

日本人として、外国人と上手にコミュニケーションをとるには、日本という国についてよく知ってもらうのもポイントです。多くの外国人が日本に対してとても興味を持っています。日本に来たばかりの外国人とコミュニケーションをとれば、日本について質問されることもしばしばあるでしょう。それらに備え、日本古来の文化や価値観のほか、日本のビジネスにおける慣習を客観的に見て言語化し、外国人に伝えられるように準備しておくのがおすすめです。

また、スモールトークの話題として、日本でのおすすめの料理や旅行先などを話せるように整理しておくのもいいかもしれません。

外国人とのコミュニケーション時の注意点

文化的背景の異なる外国人とコミュニケーションをとる場合、いくつか気をつけたいことがあります。ここでは、外国人とのコミュニケーション時の注意点について解説します。

遠回しで曖昧な表現を使わない

外国人とのコミュニケーションにおいて、日本語特有の遠回しな表現や、曖昧な表現は禁物です。言葉の裏に込められた意図をくみ取る伝え方や、いわゆる「行間を読む」「空気を読む」といった表現は、外国人には通じないことが多いからです。

外国人とコミュニケーションをとる際には、英語・日本語にかかわらず、明確な言葉を使って要点を的確に伝えましょう。また、自分が伝えた内容が、きちんと相手に伝わっているかどうかを確認するように心掛けてください。

日本の価値観を押し付けない

外国人とのコミュニケーションにおいては、日本の価値観を押し付けないよう注意する必要があります。「郷に入っては郷に従え」ということわざのように、日本のビジネスにおける慣習や常識を押し付けると、そこで働く外国人にとっては大きなストレスとなり、円滑なコミュニケーションを阻害する可能性があるのです。

外国人とのコミュニケーションの際は、生まれや育ちが異なる人との価値観の違いをよく理解した上で、相手に寄り添う必要があります。もし、価値観の衝突があった場合は、一方的に否定するのではなく、傾聴の姿勢できちんと対話し、相手との合意形成を図るようにしてください。

無表情で話さない

非言語コミュニケーションを用いることなく無表情で会話をするのは、外国人との円滑なコミュニケーションにおいてNGといえる行為です。

日頃から表情豊かで身振り手振りを使ってコミュニケーションをとる文化圏から来た外国人にとって、喜怒哀楽を表に出さない日本人は何を考えているのかわからず、不安な気持ちを抱かせてしまう場合があります。だからといって、終始笑顔でいればいいというものでもありません。

日本は感情を表に出さない文化ではあるものの、グローバル化が進むビジネスシーンにおけるコミュニケーションでは、できる限り非言語コミュニケーションを意識したほうがいいでしょう。

外国人とのコミュニケーション研修は、キャニング・アンド・アソシエイツで

ビジネスシーンがグローバル化するに伴い、日本国内であっても外国人と上手にコミュニケーションをとる必要が生じています。しかし、言語や文化、価値観が異なる外国人とは、なかなかコミュニケーションがとれないこともあるでしょう。異文化に対する理解を深め、英語などの異言語を使って対話しながら、相手を受け入れていかなければなりません。

ただし、日系企業に所属する社員にとって、外国人とのコミュニケーションスキルを上げることは、一朝一夕でできるものではなく、独学で学べるものでもないのも事実です。研修担当者として、すべての社員が社内や海外の取引先などと過不足のないコミュニケーションをとれるようになってほしいと考えているなら、経験豊かで強力な外部パートナーを招いて社内研修を行うのが最も効果的です。

1965年設立のキャニング・アンド・アソシエイツは、基本的な英語力はあるものの、その力を活用しきれていないビジネスパーソンを対象とした「ビジネスコミュニケーション・ブースター」や、読み手にとって簡潔でわかりやすい英文を書けるようにする「ビジネスライティングスキル」といった講座を提供しています。これらの講座によって、外国人との基礎的なビジネスコミュニケーションをしっかりと身に付けることが可能です。
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