英語会議で使えるフレーズとは？具体例やオンライン会議でのポイント

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人事/事業責任者の方へ

ビジネスのグローバル化が進み、海外の取引先や親会社との英語会議に参加することになったビジネスパーソンもいることでしょう。ただ、英語のみで行われる会議は、多くの日本人ビジネスパーソンにとって高いハードルともいえます。

しかし、英語会議における適切なフレーズを身につけていれば、英語が不得意でも、ある程度スムーズにコミュニケーションをとることが可能です。
この記事では、英語会議参加時のポイントや英語会議における場面ごとで使えるフレーズのほか、オンライン会議時のフレーズなどをご紹介します。

英語会議に参加する際のポイント

英語会議は、英語のみで行われる会議やミーティングのことです。ビジネス英語がハイペースで飛び交う上に専門的な内容のため、戸惑う日本人ビジネスパーソンも多いでしょう。
まずは、そんなビジネスパーソンのために、英語会議に参加する際のポイントについてご紹介します。

アイコンタクトやジャスチャーを交えて話す

英語会議では、言葉によるコミュニケーションだけでなく、表情や身振り手振りも大切です。異文化を持つ相手とのコミュニケーションでは、アイコンタクトやジェスチャーを取り入れることで、意図が伝わりやすくなります。

特にオンライン会議では、画面内でのシンプルなジェスチャーやボディランゲージが効果的です。例えば、賛成する際に大きくうなずいたり、親指を立てて同意や同感を表現したり、または人差し指を1本だけ立てて「質問がある」ことを表現したりするなど、細かい動きでも相手の理解を助けることが可能になるのです。

ゆっくりと大きな声で話す

英語の発音やアクセントは、国や地域によって異なります。相手に自分の意見を正確に伝え、正しく理解してもらうためには、ゆっくりと、はっきりとした声で話すことが重要です。「Is my volume okay?」や「Am I speaking clearly? 」といったように、時折フィードバックを求めることも、相互理解の一助になるでしょう。

聞き取れないときには聞き返す

日本語に比べて英語の会議の場合、何を話していたのか聞き取れないことがあります。特に英語が母国語でない場合は、多少英語を知っていたとしても、一度で完全に理解するのが難しいこともあるものです。そんなときにはわからないままやり過ごそうとせず、聞き返す勇気を持ちましょう。
聞き返す際には「Sorry, could you say that again? 」「I didn’t catch that. Could you repeat it? 」といったフレーズが役立ちます。聞かれた相手もしっかりと内容を理解しようとする姿勢を評価するかもしれません。

無理に難しい英語を使おうとしない

ビジネス英語においては、専門的なフレーズや独特の言い回しがあるのは事実です。ただし、重要なのは「意見を伝えること」です。簡単な英語やフレーズを使って、自分の意見や提案を明確に伝えることを心掛けましょう。加えて、能動態で話すことを心掛けてください。
不慣れなのにもかかわらずあえて難解な表現を使おうとすると、相手が理解できなかったり、話が混乱してしまったりする可能性もあります。

英語会議で使えるビジネス英語のフレーズ

英語会議では、場面ごとによく使われるフレーズがあります。ここでは、英語会議で使えるビジネス英語のフレーズについて、場面ごとに5例ずつご紹介します。

会議の前に話をする

会議室に入室する前、あるいは会議開始前に相手との関係を深めるため、また、会議の進行をスムーズにするためには、次のような基本的なフレーズを覚えておくと便利です。

So, tell me what’s new? 「少し話せますか？」

There are a few things I’d like to discuss before we get going. 「会議の前にいくつか話し合いたいことがあります。」

Let’s quickly run through our agenda beforehand. 「事前にアジェンダ（議題）を簡単に確認しましょう。」

Is there anything on your mind/you’d like to bring up before we get started? 「会議で取り上げたいことはありますか？」

Why don’t we check to make sure we are on the same page before the presentation / meeting? 「プレゼン/会議の前に見解が一致しているか確認しませんか？」

会議開始のアナウンスをする

会議を始める際のアナウンスは、全員の注意を向け、意識を集中させるために重要です。具体的には次のようなフレーズがあります。

Let’s get started / Shall we get started? 「会議を始めましょう。」

Thank you all for being here. Let’s get the meeting started. 「ご参加ありがとうございます。では、会議を始めましょう。」

If everyone is ready? Let’s begin. 「準備はよろしいですか？では始めましょう。」

If everyone’s here, I’d like to begin. 「全員そろっているようでしたら、始めたいと思います。」

Alright, let’s get straight on to the first item on the agenda. 「それでは、最初のアジェンダに入りましょう。」

司会の挨拶をする

英語会議の司会者として、参加を歓迎する挨拶は必須です。挨拶によって参加者はリラックスし、議論へ積極的に参加できるようになります。例としては、次のようなものがあります。

Good morning/afternoon everyone, thank you for being here. 「皆さん、おはようございます／こんにちは、来ていただきありがとうございます。」

I appreciate everyone taking the time to attend this meeting. 「この会議に時間を割いて参加していただき、感謝しています。」

It’s wonderful to have everyone here. Let’s make the most of this session. 「皆さんにご参加いただいてうれしいです。有意義な会議にしましょう。」

Let’s aim to make good progress on all our agenda points today. 「すべてのアジェンダの網羅を目指しましょう。」

Thank you for joining us, whether in person or online. 「この場にいる方も、オンラインで会議に参加している方も、ご参加ありがとうございます。」

自己紹介をする

新しいメンバーが入ったり、初対面の人同士で会議をしたりする場合、自己紹介が必要になります。互いの関係性が築かれ、コミュニケーションを円滑にするためです。次のような自己紹介をしてみましょう。

For those who don’t know me yet, I’m (Name) from the (Department). 「まだ私を知らない方のために、私は［部門名］の［名前］です。」

Hello, my name is (Name) and I’m a/the (position/role) with/at (Dept/Company) 「こんにちは、私の名前は［名前］で、［会社名］の［役職名］をしています。」

I’ve recently joined the (Department), and I’m looking forward to working with you all. 「最近［部門名］に参加しました、皆さんと仕事をすることを楽しみにしています。」

Greetings/hello I am (Name), and I’m responsible for (Specific Task/Project) 「ご挨拶します、私は［業務名/プロジェクト名］を担当している［名前］です。」

Greetings/hello I am (Name),…It’s nice to meet you all. 「おはようございます／こんにちは、［名前］です。皆さんにお会いできてうれしいです。」

会議のアジェンダを伝える

会議のアジェンダとは「議題」のことです。英語での議論を有意義に進めるためには、会議のアジェンダを明確に伝える必要があります。次のような英語表現で伝えるようにしてください。

The main purpose of today’s meeting is to discuss (Topic) 「今日の主なアジェンダは［話題］についてです。」

We have (Number) items on our agenda to cover today. 「今日取り扱うアジェンダは［数］項目あります。」

First, we are going to look at (Topic) followed by (Topic) 「まず、［話題］を、次に［話題］について話し合いましょう。」

I’d like to stick closely to our agenda to ensure a productive meeting. 「生産性の高い会議を保証するために、アジェンダを厳密に守って進めたいと思います。」

Let’s ensure we stick to the allocated agenda times for a smooth/productive meeting. 「スムーズな/生産性の高い会議にするために、時間厳守で進めましょう。」

資料を配布する

アジェンダ（議題）の内容を理解してもらうため、資料を配布する際には簡単な説明を付け加えるといいでしょう。次のような説明をしながら配布します。

I’ve prepared some handouts for today’s discussion. Please take one. 「会議の資料を用意しました。一部ずつお取りください。」

You’ll find the relevant documents in front of you. 「資料は皆さんの前に用意してあります。」

Please refer to the materials provided as we go along. 「会議中は、配布された資料を参照してください。」

Each of you should have a copy of the presentation. Let’s turn to page (Number). 「皆さんの前にプレゼンテーションのコピーがあります。［数］ページに進んでください。」

These handouts will help illustrate the points I’m going to cover. 「これらの資料は、これから取り上げるポイントを参照する際に役立ちます。」

自分の意見を伝える

会議中に自分の意見や提案を伝える際には、明確かつ具体的に話すことが求められます。伝え方は、次のとおりです。

From my perspective, I believe that… 「私の視点から言えば、私は…と確信しています。」

Based on the data, I’d suggest… 「データにもとづいて、私は…を提案します。」

In my experience, it has often been the case that… 「私の経験では、…ということがよくありました。」

I’m inclined to think that… 「私は…と考える傾向があります」

Taking everything into account, my recommendation would be… 「すべてを考慮すると、私は…を推奨します。」

相手に質問する

会議中、相手に質問をする際は、明確かつ簡潔にすることで、相手が回答しやすくするのがポイントです。次のような英語で質問しましょう。

Can you elaborate on that point? 「その点について詳しく教えていただけますか？」

How does this fit into our overall strategy? 「これは私たちの全体的な戦略にどのようにマッチしますか？」

What are the main challenges you foresee with this approach? 「このアプローチで考えられる主な障壁は何でしょう？」

Could you provide more insight into…? 「…について、もっと詳しく教えていただけますか？」

How do you feel about…? 「…についてどうお考えですか？」

会議後にやるべきことを明確にする

会議の成果を最大化するため、会議後の次のアクションを明確にしましょう。次のような英語フレーズを使うと効果的です。

As a follow-up to our discussions, (Name) will take the lead on (Item). 「議論の結果、［誰］が［項目］を主導することとします。」

(Name) will send a summary of today’s meeting and action items by (Date/Time). 「［名前］が本日の会議の要約とタスクを［日/時間］までに送ります。」

Following this meeting (Name) will update the (Item) and share it by (Date/Time). 「この会議の後、［名前］が提案書の［項目］を更新して、［日/時間］までに共有します。」

Let’s set a follow-up meeting to track the progress in two weeks. 「進捗を確認するために、2週間後にフォローアップの会議を設定しましょう。」

Please review the minutes and let me know if any adjustments are needed. 「皆さん、議事録を確認して、訂正すべき箇所があればお知らせください。」

会議の締めと参加者への感謝を伝える

会議終了時には参加者を評価し、感謝の気持ちを忘れずに伝えるようにします。次のようなフレーズで参加者をねぎらってください。

Thank you everyone for your valuable input today. 「今日は皆さんの貴重な意見をいただき、ありがとうございました。」

I appreciate the active participation and insightful discussions. 「積極的な参加と洞察に富む議論に、感謝します。」

Let’s keep the momentum going and work towards our goals. 「この勢いを維持して、目標に向かって取り組みましょう。」

Thanks for taking the time to join today. Your feedback is crucial. 「本日参加していただき、ありがとうございます。皆さんのフィードバックは非常に重要なものでした。」

Looking forward to our continued collaboration. Have a great day! 「皆さんの引き続きの協力を楽しみにしています。良い一日をお過ごしください！」

Thank you everyone for your valuablellaboration. Have a great day! 「皆さんの引き続きの協力を楽しみにしています。良い一日をお過ごしください！」

オンライン会議時のビジネス英語のフレーズ

オンライン会議は、コロナ禍以降のビジネスシーンで不可欠なものとなりました。ここでは、オンライン会議をスムーズに進行させるためのフレーズについてご紹介します。

技術的なトラブルに対するフレーズ

オンライン会議には、インターネット環境の影響による技術的なトラブルが付き物です。そのような状況を円滑に乗り越えるために、次のようなフレーズが使えると便利でしょう。

Can everyone hear me? 「皆さん、私の声は聞こえますか？」

I’m experiencing some technical difficulties. Give me a moment. 「テクニカルトラブルが発生しています。少しお待ちください。」

Can everyone see (Item)? 「皆さん、［項目］は見えていますか？」

参加者の意見や質問を求めるフレーズ

オンライン会議の中で意見や質問を求めるときのフレーズは、次のとおりです。非対面でも参加者の参加意欲を引き出し、能動的な議論を促すのに役立ちます。

If anyone has any comments, please feel free to unmute yourself and speak. 「コメントがある方は、マイクをオンにして自由に発言してください。」

Please use the ‘raise hand’ feature if you have something to add. 「何か追加したいことがある方は、『手を挙げる』機能を使ってください。」

You can also type your opinions in the chat if you prefer. 「もしよろしければ、チャットに意見を入力しても結構です。」

会議などのビジネス英語のサポートは、キャニング・アンド・アソシエイツへ

英語の会議は、初めての人にとっては難しく感じるかもしれません。しかし、適切なフレーズを学び、練習を繰り返すことで、コミュニケーションをある程度までスムーズにし、自分の意見や考えを伝えることができるようになります。この記事で紹介した英語会議のポイントやフレーズを駆使して、英語会議に臨んでください。

とはいえ、さまざまな国の人が英語会議に参加するような場合、ビジネス英語のレベルや議論についていくことさえ難しいケースもあります。そのような場合は、ビジネス英語のコミュニケーションについてプロフェッショナルのサポートが必要になるでしょう。

そんなときにおすすめなのが、1965年設立のキャニング・アンド・アソシエイツです。キャニングは、グローバル人材の育成に関するコンサルティングやトレーニング、グローバルリーダー育成のためのコーチングなど、多岐にわたるサービスを提供しています。

今後のビジネスの成功のため、そしてサステナブルな成長のために、キャニング・アンド・アソシエイツのプロフェッショナルなサポートをぜひご検討ください。