英語で日程調整するには？ビジネスで役立つフレーズとメール文例

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人事/事業責任者の方へ

グローバル化するビジネスシーンにおいて、英語で日程調整をしなければならない場面に遭遇することはないでしょうか。スケジュールを相手に確認したり、会議への出席依頼をしたりするほか、予定を中止する際の伝え方に苦慮するビジネスパーソンも少なくないはず。また、英語のビジネスメールをどのように書けばいいのかも気になるところです。

この記事では、ビジネスにおける英語の日程調整で、役立つ英語フレーズと英語のビジネスメールの具体的な文例を解説します。

相手のスケジュールを確認する際の英語フレーズ

ビジネスシーンで日程調整を行う際、まずは相手のスケジュールを確認することは重要です。相手の都合を尋ねる際には、次のような英語フレーズを使ってみましょう。

Could you please let me know your availability for a meeting next week? 「来週の会議の予定をお知らせいただけますか？」

Are you available on (specific date) at (specific time)? 「［特定の日付］の［特定の時間］に空きはありますか？」

When would be a convenient time for you to meet? 「お会いするのに都合の良い時間はいつですか？」

Please let me know a suitable time for us to meet. 「お会いするのに適した時間を教えてください」

Could we arrange a meeting sometime between (date) and (date)? 「［日付］から［日付］のあいだでミーティングを設定できますか？」

候補日を提案する際の英語フレーズ

ビジネスシーンにおいて日程調整を行う際、具体的な候補日を相手に提案したほうが、話が早く進むこともしばしばあります。ここでは、メールやグループウェア、オンライン日程調整ツールを使用して候補日を提案する際に使える英語フレーズをご紹介します。

メールでの日程調整

メールで日程を調整する際は、次のように相手にとってわかりやすく、具体的な候補日を提示することが大切です。

Would you be available on (date) at (time)? 「［日付］の［時刻］でご都合はよろしいでしょうか？」

Could we schedule a meeting for (date) at (time)? 「［日付］の［時間］にミーティングを設定できますか？」

How does (date) at (time) work for you? 「［日付］の［時間］はいかがでしょうか？」

グループウェアでの日程調整

Google WorkspaceやMicrosoft 365などのグループウェアを使って日程を調整する場合、全員のスケジュールを確認しやすいチームカレンダーを活用するのがポイントです。次のような英語のフレーズをチームメンバーに投げかけてみましょう。

Could you please indicate your availability on the shared calendar for the week of (date). 「［日付］の週の共有カレンダーに、予定を記入してください」

Could you please update your schedules for next week’s meeting? 「来週のミーティングのために、皆さんの予定を更新していただけますか？」

Let’s find a time that works for everyone by checking the team calendar. 「チームカレンダーを確認し、皆さんの都合の良い時間を見つけましょう」

オンライン日程調整ツールでの日程調整

オンライン日程調整ツールを使うと、効率的に候補日を提案できます。次の英語フレーズを活用しましょう。

Please select your preferred meeting times using the following link. 「以下のリンクを使用して、ご希望の会議時間を選択してください」

I’ve created a poll on (tool name) for our meeting. Please choose your available times. 「［ツール名］で会議のための候補日アンケートを作成しました。ご都合の良い時間を選んでください」

I’ve set up a poll for our meeting. Please indicate your availability. 「会議日決定のためのアンケートを設定しました。皆さんのご都合を教えてください」

出席依頼する際の英語フレーズ

オンライン会議やオフライン会議に相手を招待するとき、英語を使ってどのように伝えればいいのでしょうか。ここでは、相手に出席を依頼する際の英語フレーズについて解説します。

オンライン会議への出席依頼

オンライン会議の出席依頼をする際は、具体的な日時と会議の目的を明確に伝えることが重要です。

Could you please join our online meeting on (date) at (time)? 「［日付］の［時間］のオンライン会議に参加していただけますか？」

We are planning an online meeting on (date) at (time). Would you be able to attend? 「［日付］の［時間］のオンライン会議開催を予定しています。参加していただけそうですか？」

Please confirm your availability for an online meeting on (date) at (time). 「［日付］の［時間］のオンライン会議について、予定の空き状況を確認してください」

オフライン会議への出席依頼

オフライン会議の出席依頼をする際は、具体的な日時とともに、場所を忘れずに伝えるようにしましょう。

Would you be able to attend our meeting at (location) on (date) at (time)? 「［日付］の［時間］、［場所］で行われる会議には参加可能ですか？」

We have scheduled a meeting at (location) on (date) at (time). Can you join us? 「私たちは［日付］の［時間］、［場所］での会議を予定しています。参加できませんか？」

Please confirm your attendance for the meeting at (location) on (date) at (time). 「［日付］の［時間］、［場所］での会議への出席について、確認をお願いします」

自分の日程を伝える際の英語フレーズ

自分の日程を相手に伝える場合は、参加可能な日程を明確に提示することが大切です。次のように伝えてください。

I am available on (date) at (time). Does that work for you? 「私は［日付］の［時間］に対応可能です。あなたはいかがですか？」

I can meet on (date) at (time). Please let me know if that works for you. 「［日付］の［時間］ならお会いできます。ご都合はどうなのか、教えてください」

I’m available on (date) at (time). Please confirm if that suits you. 「私の空き時間は［日付］の［時間］です。時間が合うかどうかを確認してもらえますか」

スケジュールを変更する際の英語フレーズ

目まぐるしく変わるビジネスの状況下で、スケジュールを変更する「リスケジュール」はしばしば起こります。スケジュールを変更する際には、次のような英語フレーズを参考にしてください。

Could we reschedule our meeting to (new date) at (new time)? 「会議を（新しい日付）の［新しい時刻］に変更していただけますか？」

I need to change our meeting time. Would (new date) at (new time) work for you? 「集合時間を変更しなければなりません。［新しい日付］で［新しい時刻］をご利用いただけますか?」

Can we move our meeting to (new date) at (new time)? 「会議を［新しい日付］の［新しい時刻］に移動できませんか?」

予定をキャンセル・延期する際の英語フレーズ

予定のキャンセルや延期をする際は、相手に失礼にならないよう、丁寧な表現を使うことを心掛けてください。次のような英語フレーズを使いましょう。

Unfortunately, I must cancel our meeting on (date) due to (reason). 「誠に残念ながら、［理由］のため［日付］の会議をキャンセルしなければなりません」

I regret to inform you that we need to postpone our meeting to (new date) due to (reason). 「［理由］のため、会議を［新しい日付］に延期する必要があることをお知らせいたします」

Can we reschedule our meeting for a later date? I am available on (new date). 「会議を後日で再調整することは可能でしょうか？私は［新しい日付］なら空いています」

日程調整を行う際の英語のビジネスメールの文例

英語を使ってビジネスメールで具体的な日程調整を行う際には、どのような文章を書けばいいのでしょうか。ここでは、英語のビジネスメールの具体的な文例をご紹介します。

ビジネスメール件名の英語の文例

ビジネスメールを書く際には、的確に内容を言い表した件名（Subject）が必要です。次のような文例を参考にしてください。

Subject: Meeting Request for Project Update 「件名：プロジェクト更新のための会議依頼」

Subject: Proposal for New Collaboration 「件名：新たな協力の提案」

Subject: Follow-Up on Previous Discussion 「件名：前回の議論のフォローアップ」

候補日を提案する際の英語の文例

ビジネスメールで候補日を提案する際は、次の文例を参照することをおすすめします。

Could we schedule a meeting on either June 10th or June 12th at 3 PM? Please let me know which date works best for you. 「6月10日、または12日の午後3時にミーティングを設定できますか？どの日ならご都合が良いか、お知らせください」

I am available to meet on July 5th, 7th, and 9th. Please select the date that suits you best. 「私は7月5日、7日、9日なら調整することができます。ご都合の良い日をお選びいただけますか」

Please let me know your availability for a meeting next week. I am free on Monday and Wednesday afternoons. 「来週の会議開催のため、ご都合をお聞かせください。私は月曜と水曜の午後は空いています」

スケジュールを延期する際の英語の文例

スケジュールを延期することを、ビジネスメールによって伝えなければならない場合もあります。その際には、次の文例を参考にしてください。

Due to unforeseen circumstances, we need to reschedule our meeting initially set for June 10th. Could we move it to June 15th at the same time? 「予期しない事情によって、6月10日に予定していた会議を延期する必要が生じました。6月15日の同じ時間に変更可能でしょうか？」

I apologize for the inconvenience, but I need to postpone our meeting. Would it be possible to reschedule for next Thursday at 10 AM? 「ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、会議を延期する必要があります。次の木曜日の午前10時に変更することは可能でしょうか？」

We regret to inform you that the workshop scheduled for this Friday has been postponed. We will notify you of the new date soon. 「今週金曜日に予定されていたワークショップが延期されたことをお知らせいたします。新しい日程は近日中にお知らせいたします」

予定の中止・キャンセルを伝え、謝罪する英語の文例

当初の予定がやむなく中止になったり、キャンセルしなければならなかったりすることも起こりえます。次の文例を参考にして、ビジネスメールで伝えましょう。

I regret to inform you that I must cancel our meeting scheduled for tomorrow due to an urgent matter. I apologize for any inconvenience this may cause. 「急な用事のため、明日に予定していた会議をキャンセルしなければならないことを、ご連絡します。ご不便をおかけして申し訳ございません」

Unfortunately, I need to cancel our appointment on June 8th. I am truly sorry for any disruption this may cause to your schedule. 「残念ながら、6月8日の予定はキャンセルとなってしまいました。ご予定いただいたのにもかかわらずご迷惑をおかけし、お詫び申し上げます」

We regret to announce that the event planned for next week has been cancelled. We apologize for any inconvenience and appreciate your understanding. 「来週予定されていたイベントですが、中止となりましたことをお知らせいたします。ご不便をおかけいたしますが、ご理解を賜りますようお願いいたします」

ビジネスにおける英語での日程調整を学ぶならキャニング・アンド・アソシエイツへ

ビジネスにおいて、会議やミーティングの日程調整は頻繁に発生する交渉事です。相手を尊重しながら、できるだけ簡潔に相手との都合をすり合わせる必要があります。
特に、異言語・異文化の相手との英語を使った日程調整は、いささか神経を使う仕事といえるかもしれません。不明瞭な英語でメールを送ったりグループウェアでやりとりをしたりしても非効率なばかりか、きちんと伝わらないことで大きなトラブルになる可能性もあるので注意が必要です。

キャニング・アンド・アソシエイツでは、日程調整やビジネス上の自己紹介、会社紹介等、基本的な英語ビジネスコミュニケーションスキルを学ぶ「Business Communication Booster」や、英文メールの書き方について、演習を通じて学ぶ「Business Writing Skills」コースをご用意しています。これは、オンライン英会話スクールでビジネス英語を学んだだけでは身に付かないテクニックで、キャニング・アンド・アソシエイツだからこそできる研修といえます。
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